Struktura

Załącznik nr1 do Zarządzenie nr 10/2022
Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej
w Ostrowcu Świętokrzyskim
z dnia 30.09.2022 r.

REGULAMIN  ORGANIZACYJNY MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI    PUBLICZNEJ  W OSTROWCU ŚWIĘTOKRZYSKIM

ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Miejska Biblioteka Publiczna w Ostrowcu Świętokrzyskim  działa na podstawie:

1. Ustawy o Bibliotekach,
2. Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
3. Statutu, 
4. Niniejszego Regulaminu.

§2

1. Regulamin ustala strukturę i organizację wewnętrzną Miejskiej Biblioteki Publicznej w Ostrowcu Świętokrzyskim zwanej dalej Biblioteką i stanowi formalno-prawną podstawę decyzji w zakresie kształtowania właściwego modelu zatrudnienia i właściwej polityki kadrowej instytucji.
2. Postanowienia Regulaminu są podstawą do ustalenia zakresu obowiązków służbowych na poszczególnych stanowiskach pracy.

ROZDZIAŁ II
ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA BIBLIOTEKI

§3

Strukturę organizacyjną Biblioteki tworzą:

1. Dyrektor,
2. Zastępca Dyrektora,
3. Główny księgowy,
4. Dział Udostępniania Zbiorów,
5. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów,
6. Dział Animacji Kulturalnej i Promocji Biblioteki,
7. Samodzielne stanowiska.

§4

Szczegółową strukturę organizacyjną określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik                          nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§5

Szczegółowe obowiązki pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy określają zakresy obowiązków służbowych. 

§6

Dyrektor ma prawo do łączenia stanowisk i zmiany lub poszerzenia zakresu obowiązków służbowych pracowników.

ROZDZIAŁ III
ZAKRES DZIAŁANIA DYREKTORA MIEJSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ, ZASTĘPCY DYREKTORA I GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO

§7

1. Dyrektor podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta.
2. Dyrektor zarządza i kieruje Biblioteką oraz reprezentuje Bibliotekę na zewnątrz.
3. Dyrektor organizuje pracę Biblioteki i odpowiada za całokształt jej działalności.

§8

 Do zadań Dyrektora należy w szczególności:

1. organizowanie działalności Biblioteki w sposób zapewniający realizację zadań statutowych,
2. nadzór i kontrola działalności poszczególnych komórek organizacyjnych,
3. nadzór i odpowiadanie za całokształt gospodarki finansowej Biblioteki,
4. podpisywanie, łącznie z Głównym Księgowym, umów, zamówień, zleceń, czeków i innych dokumentów bankowych oraz sprawozdań finansowych,
5. zarządzanie finansami Biblioteki i podejmowanie bieżących decyzji gospodarczych,
6. zatwierdzanie planu finansowego i decydowanie o zmianach w budżecie,
7. wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych (tj. regulaminów, zarządzeń, poleceń, upoważnień),
8. wykonywanie czynności Pracodawcy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy,
9. prowadzenie polityki płacowej,
10. rozpatrywanie skarg i wniosków,
11. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej,
12. nadzór nad udzielaniem odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej przez właściwe Komórki organizacyjne Biblioteki,
13. współpraca z organizacjami związkowymi w sprawach pracowniczych.

§9

1. Dyrektor kieruje Biblioteką przy pomocy Zastępcy.
2. Zastępca podlega dyrektorowi Biblioteki.
3. Zastępca organizuje pracę Biblioteki na obszarach wyznaczonych kompetencjami, zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami oraz dyspozycjami Dyrektora.
4. Zastępuje Dyrektora w czasie jego nieobecności, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do jego osobistej decyzji.
5. Zastępca reprezentuje Bibliotekę na zewnątrz w zakresie oraz udzielonych upoważnień.

§10

Do kompetencji Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:

1. planowanie i wytyczanie kierunków działania podległych komórek organizacyjnych,
2. sprawowanie nadzoru nad realizacją określonych zadań merytorycznych przez podległe komórki organizacyjne oraz koordynowanie ich działań,
3. organizowanie szkoleń zawodowych pracowników Biblioteki oraz doradztwa merytorycznego dla bibliotekarzy,
4. rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w sprawach objętych zakresem działania nadzorowanych komórek organizacyjnych,
5. ustalanie zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych,
6. aprobowanie i wnioskowanie :
   1. spraw z zakresu nadzorowanych komórek organizacyjnych, przedkładanych do decyzji dyrektora Biblioteki,
   2. propozycji awansów, przeszeregowań, nagród i kar.
7. sprawozdawczość z zakresu działalności merytorycznej Biblioteki
8. prowadzenie działań na rzecz pozyskiwania dodatkowych środków na działalność merytoryczną Biblioteki.

§11

1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
2. Główny Księgowy współdziała z administracją samorządową w zakresie realizacji spraw związanych z finansami Biblioteki.

§12

 Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

1. prowadzenie ksiąg rachunkowych i gospodarki finansowej zgodnie                                     z obowiązującymi przepisami,
2. dokonywanie analiz ekonomicznych działalności Biblioteki,
3. opracowywanie planów finansowych Biblioteki,
4. sporządzanie kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowo-księgowych (bilansów), w tym opracowanie przy współpracy z poszczególnymi Komórkami organizacyjnymi planów działalności Biblioteki z podziałem zadań i środków, w szczególności zbiorczych planów usług, przychodów
   i kosztów, remontów i konserwacji środków trwałych oraz inwestycji,
5. nadzór nad prowadzeniem dokumentacji związanej z wynagrodzeniami wypłacanymi przez Bibliotekę,
6. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych                                       i finansowych z planem finansowym Biblioteki,                     
7. kontrasygnowanie dokumentów dotyczących zobowiązań finansowych,
8. parafowanie projektów i zarządzeń Dyrektora w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,
9. podpisywanie, łącznie z Dyrektorem, umów, zamówień, zleceń, czeków                                    i innych dokumentów bankowych oraz sprawozdań finansowych,
10. nadzorowanie gospodarowania środkami finansowymi, a w szczególności przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych,
11. przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji,
12. terminowe realizowanie zobowiązań i egzekwowanie należności wobec dostawców oraz odbiorców,
13. zabezpieczanie danych osobowych przechowywanych w Dziale Finansowym,
14. opracowywanie i aktualizacja wewnętrznych instrukcji finansowych,
15. organizowanie i kontrolowanie systemu obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
16. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
17. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
18. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.

§13

Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:

1. pisma do organów administracji publicznej,
2. wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia i instrukcje,
3. dokumenty dotyczące udzielenia zleceń płatnych z budżetu Biblioteki,
4. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki.

5. Dla zapewnienia bieżącej i sprawnej działalności Biblioteki podczas nieobecności Dyrektora, wyznaczony zgodnie z postanowieniami §8. Zastępca Dyrektora ma prawo podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust. 1, pkt a).
6. Sprawozdania finansowe z działalności Biblioteki podpisują Dyrektor ( w czasie jego nieobecności Zastępca Dyrektora) oraz Główny Księgowy.
7. Dokumenty dotyczące spraw i obowiązków finansowych oraz majątkowych Biblioteki, przedstawione Dyrektorowi do podpisu, wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez Głównego Księgowego.

§14

1. Informacji w sprawach podstawowych dotyczących całości działalności Biblioteki udziela Dyrektor lub Zastępca Dyrektora.
2. Kierownicy Komórek organizacyjnych oraz upoważnieni przez nich Pracownicy udzielają informacji dotyczących spraw kierowanych przez ich Komórki.
3. Przy udzielaniu informacji należy przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej, służbowej i o ochronie danych osobowych oraz nie działaćna szkodę Biblioteki.

Rozdział IV
ZADANIA I OBOWIAZKI KIEROWNIKÓW DZIAŁÓW I OSÓB PRACUJĄCYCH NA SAMODZIELNYCH STANOWISKACH ORAZ ICH PODLEGŁOŚCI

§15

1. Działami kierują Kierownicy.
2. Kierownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań, przestrzeganie czasu i porządku pracy oraz przepisów prawa, w tym przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także ochronie informacji.
3. Osoba pracująca na samodzielnym stanowisku pracy podlega bezpośrednio Dyrektorowi. Ponosi ona odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań, przestrzeganie czasu i porządku pracy oraz przepisów prawa, w tym przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także ochronie informacji.

§16

Do obowiązków Kierowników Działów organizacyjnych należy w szczególności:

1. organizowanie pracy podległej Komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami i wskazówkami bezpośredniego Przełożonego,
2. opracowywanie i realizowanie planów pracy,
3. sporządzanie sprawozdań z działalności podległej Komórki,
4. organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie pracy oraz zadań podległych Pracowników,
5. dbanie o sprawne funkcjonowanie Komórki jemu podległej oraz prawidłowy przepływ informacji z bezpośrednim przełożonym dotyczący, sprawnego funkcjonowania Komórki.
6. nadzorowanie przestrzegania przez podległych Pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów, zwłaszcza p.poż. i bhp,
7. realizowanie zadań określonych zakresem czynności,
8. współdziałanie z Kierownikami innych Komórek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań Komórki,
9. przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i zapytania w zakresie działań realizowanych przez Komórkę organizacyjną,
10. prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
11. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
12. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.

Kierownik Działu odpowiada za:

1. należyte wykonywanie zadań wynikających z ustalonego zakresu działania i właściwe gospodarowanie powierzonym mu mieniem oraz rozliczanie się zgodnie z obowiązującymi procedurami,
2. sporządzanie planów pracy, statystyk i sprawozdań z działalności kierowanej Komórki,
3. bieżącą kontrolę nad realizacją przyjętego planu pracy,
4. zabezpieczanie danych osobowych przechowywanych w komórce podległej.

Rozdział V
ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH I STANOWISK PRACY BIBLIOTEKI

§17

Do zakresu zadań Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów należy w szczególności:

1. koordynacja polityki zakupu materiałów bibliotecznych dla Biblioteki Głównej i filii bibliotecznych z uwzględnieniem zróżnicowanych potrzeb czytelniczych i zgodnie z zaplanowanymi na ten cel w budżecie środkami oraz realizacja zakupu nowości z dotacji rządowych,
2. gromadzenie i selekcja otrzymanych przez Bibliotekę nabytków (dary, przekazanie, depozyty),
3. prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych,
4. opracowanie formalne i rzeczowe wpływów bieżących Biblioteki Głównej oraz filii bibliotecznych 
5. prowadzenie obowiązującej dokumentacji zakupionych i ofiarowanych materiałów oraz współdziałanie z księgowością biblioteki w zakresie rozliczeń finansowych,
6. opracowywanie i upowszechnianie w formie elektronicznej przeglądu nowości na potrzeby użytkowników bibliotek,
7. współdziałanie z wydawcami, hurtowniami książek i księgarniami w dziedzinie prawidłowego zaopatrzenia bibliotek w książki i zbiory specjalne
8. analiza statystyczna i opisowa stanu zasobów bibliotecznych oraz wykorzystania ich przez czytelników,
9. prowadzenie systematycznej selekcji zbiorów w celu zachowania właściwego profilu księgozbioru,
10. współpraca z instytucjami w zakresie wymiany wydawnictw,
11. koordynacja działań związanych z procesem komputeryzacji biblioteki,
12. administrowanie systemami bibliotecznymi w budynku głównym oraz filiach,
13. wdrażanie oraz nadzór nad eksploatacją programów komputerowych,
14. szkolenia, konsultacje, pomoc udzielana pracownikom biblioteki w zakresie korzystania z oprogramowania bibliotecznego.

§18

Do zakresu zadań Działu Udostępniania Zbiorów należy w szczególności:

1. współpraca z Działem Gromadzenia i Opracowania Zbiorów w zakresie uzupełniania zbiorów
2. ewidencja materiałów bibliotecznych (przybytków i ubytków) zgodnie                                               z obowiązującymi przepisami,
3. selekcja zbiorów pod kątem zniszczenia, dezaktualizacji i przydatności w bibliotece,
4. przeprowadzanie kontroli zbiorów (scontrum) zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. obsługa użytkowników, udostępnianie zbiorów oraz ewidencja odwiedzin                                           i wypożyczeń,
6. ewidencja użytkowników oraz ochrona ich danych osobowych,
7. udzielanie informacji bibliotecznych, bibliograficznych i rzeczowych oraz ewidencja kwerend i dezyderatów,
8. aktualizacja katalogów oraz komputerowych baz danych,
9. pobieranie kaucji zwrotnych i kar regulaminowych oraz rozliczanie z księgowością Biblioteki wg ustalonych zasad,
10. odzyskiwanie przetrzymywanych materiałów bibliotecznych poprzez wysyłanie upomnień do użytkowników,
11. sporządzanie statystyk na potrzeby GUS-u,
12. prowadzenie dokumentacji dotyczącej udostępniani,
13. prowadzenie statystyk okresowych oraz sporządzanie sprawozdań,
14. pobieranie kaucji zwrotnych i rozliczanie ich z księgowością Biblioteki.
15. Dział Udostępniania Zbiorów obejmuje Bibliotekę Główną przy ul. Siennieńskiej 54 oraz filie biblioteczne zlokalizowane na terenie miasta Ostrowca Świętokrzyskiego.

§19

Do zakresu zadań Działu Promocji i Animacji Kulturalnej należy w szczególności:

1. współpraca z organizacjami i instytucjami w zakresie popularyzacji książki                         i czytelnictwa,
2. redagowanie i dystrybucja materiałów promocyjno-informacyjnych,
3. projektowanie plakatów, zaproszeń, broszur i materiałów promocyjnych,
4. prowadzenie polityki wizerunkowej Biblioteki poprzez m.in. utrzymywanie stałych kontaktów z przedstawicielami mediów, organizowanie konferencji prasowych, spotkań merytorycznych oraz akcji promocyjnych, inicjowanie                       i prowadzenie kampanii reklamowych i promocyjnych,
5. działanie na rzecz pozyskania finansowego wsparcia dla Biblioteki,
6. monitorowanie informacji o funduszach grantowych,
7. bieżący nadzór nad prowadzeniem profilów Biblioteki na portalach społecznościowych,
8. aktualizowanie strony internetowej Biblioteki,
9. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
10. ) prowadzenie spraw wydawniczych Biblioteki, 
11. opracowywanie wzorcowych pomocy metodycznych,
12. inicjowanie i organizowanie badań dotyczących działalności bibliotecznej oraz opracowywanie analiz statystycznych,
13. organizowanie szkoleń dla pracowników Biblioteki, 
14. organizowanie działalności kulturalnej w Bibliotece:
    • inicjowanie i inspirowanie wszelkich działań służących rozpowszechnianiu książki i czytelnictwa w środowisku ze szczególnym uwzględnieniem programów dla dzieci i młodzieży,
    • prowadzenie zajęć dla osób w wieku senioralnym,
    • organizowanie i prowadzenie spotkań autorskich, promocji książek, sesji popularno-naukowych, koncertów i innych form pracy z czytelnikiem,
    • opracowywanie scenariuszy i przygotowywanie wystaw,
    • projektowanie i wykonywanie oprawy plastycznej imprez organizowanych w Bibliotece.
    • propagowanie Biblioteki oraz zakresu i rodzaju świadczonych usług, poprzez obsługę wycieczek zbiorowych w Bibliotece, prowadzenie lekcji bibliotecznych i innych zajęć z zakresu literatury, historii, kultury, bibliografii i informacji o zbiorach bibliotecznych,

§20

Samodzielne stanowisko d/s  kadr, płac, spraw socjalnych, składnicy akt  i obsługi sekretariatu

Do zadań pracownika należy: 

1. sporządzanie umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, aneksów, przeszeregowań, świadectw pracy, umów cywilnoprawnych oraz innych zadań związanych ze stosunkiem pracy pracowników zatrudnionych w Bibliotece, 
2. prowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji dotyczącej stosunku pracy, prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych, 
3. kontrolowanie przestrzegania przez pracowników Biblioteki Regulaminu pracy, Regulaminu organizacyjnego oraz zarządzeń Dyrektora dotyczących spraw pracowniczych, 
4. nadzór nad dyscypliną pracy, informowanie Dyrektora na bieżąco o stwierdzonych jej naruszeniach i innych zdarzeniach związanych ze stosunkiem pracy, 
5. sporządzanie list płac pracowników Biblioteki zgodnie z warunkami umów o pracę, 
6. prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i współdziałanie w tym zakresie z przedstawicielami zakładowych organizacji związków zawodowych,
7. koordynowanie sporządzania planów urlopów kontrola ich wykonania,
8. prowadzenie spraw związanych z wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi badaniami profilaktycznymi pracowników, nadzór nad ich terminowością, 
9. przygotowywanie wniosków i dokumentacji o świadczenia emerytalno-rentowe,
10. sporządzanie deklaracji ZUS i wymiana dokumentów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
11. sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia i płac,
12. współdziałanie z wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Biblioteki w sprawach pracowniczych,
13. przyjmowanie interesantów i organizowanie ich kontaktów z Dyrektorem lub  Zastępcą Dyrektora,
14. prowadzenie rejestrów oraz wszelkich czynności związanych z korespondencją przychodzącą i wychodzącą do Biblioteki,
15. prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych,
16.  zaopatrywanie w materiały biurowe i kancelaryjne,
17. dokonywanie bieżących zakupów zgodnie z obowiązującymi procedurami,
18. obsługa urządzeń znajdujących się w sekretariacie,
19. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem lokalami bibliotecznymi,
20. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem obiektów bibliotecznych i majątku Biblioteki,
21. planowanie i zaopatrywanie Biblioteki w sprzęt, urządzenia i materiały,
22. prowadzenie magazynu podręcznego materiałów biurowych , środków czystości i innych przedmiotów bieżącego użytkowania,
23. obsługa zakładowej składnicy akt.

§21

Samodzielne stanowisko d/s komputeryzacji

Do zadań pracownika należy :

1. realizacja zadań związanych z rozbudową, utrzymaniem, zabezpieczeniem i stałym nadzorem nad systemem informatycznym Biblioteki, 
2. wdrażanie technik komputerowych na stanowiskach pracy wskazanych przez kierownictwo Biblioteki, 
3. ustalanie potrzeb i przygotowanie dokumentacji dotyczącej zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania, w tym przygotowanie materiałów niezbędnych do rozpoczęcia procedury zamówień publicznych, 
4. nadzór nad instalacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, 
5. modernizacja i konserwacja sprzętu komputerowego,
6. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, części zamiennych i oprogramowania, 
7. organizowanie dostępu do Internetu i korzystania z sieci, 
8. sprawowanie opieki technicznej nad stroną www ,
9. organizowanie i prowadzenie szkolenia w zakresie obsługi nowych urządzeń i programów komputerowych, 
10. odpowiedzialność za politykę bezpieczeństwa systemów informatycznych Biblioteki, w tym zabezpieczenie i ochronę danych osobowych, 
11. nadzór nad sprawozdawczością Biblioteki wobec Głównego Urzędu Statystycznego, 
12. prowadzenie spraw Biblioteki, związanych z usługami teleinformatycznymi, 
13. udzielanie pomocy pracownikom przy obsłudze programów zainstalowanych dla potrzeb Biblioteki, 
14. informowanie na bieżąco Dyrektora o problemach, nieprawidłowościach itp. w zakresie komputeryzacji.

§22

Do zadań pracowników gospodarczych należy utrzymywanie czystości w budynku głównym i filiach bibliotecznych.

ROZDZIAŁ VI
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 23

Szczegółowe obowiązki i odpowiedzialność pracowników Biblioteki określają indywidualne zakresy czynności na zajmowanych stanowiskach pracy. 

§ 24

Sprawy nie wymienione w zakresie działania poszczególnych jednostek organizacyjnych, są przydzielane przez Dyrektora lub Zastępcę do załatwiania jednostce, której zakres działania jest najbardziej zbliżony do charakteru danej sprawy. 

§ 25

1. Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania. 

2. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wymagają każdorazowo akceptacji Prezydenta Ostrowca Świętokrzyskiego.